Logo Brouwer Beslissingsgericht Onderzoek en Advies Opdrachtbeschrijving
homepage
contact
over deze site
grotere letterskleinere letters
 
zoek op deze site
drs. Klaas Brouwer
S.O.J. Palmelaan 197
9728 VJ Groningen
tel.: 050-5268385
webdesign:
Smeets & Graas


Analyse knelpunten administratieve en secretariële werkprocessen
Opdrachtgever:
ACADE Academie voor de Gezondheidszorg, Groningen
Periode:
september-november 1998
Rapportage:
Organisatieanalyse en aanbevelingen secretariële en administratieve processen. november 1998, (i.s.m. Brascamp)
Doel
De analyse van knelpunten vormde de eerste fase van een project gericht op verbeteringen in het administratieve- en secretariële werk. Wát de knelpunten waren en wáár zij zaten was niet volledig helder en dus was ook de richting waarin de oplossing(en) moesten worden gezocht niet eenduidig. Om te voorkomen dat er ad hoc veranderingen werden doorgevoerd, was een analyse van de problematiek gewenst. In deze analysefase werd een doorlichting op hoofdlijnen gemaakt van het secretariaat. De werkzaamheden zijn in samenwerking met een derde uitgevoerd.
Onderwerpen
Aspecten die aan de orde kwamen waren onder meer:
  • hoofdtaken of functies van het secretariaat voor de organisatie en haar onderdelen;
  • verdeling van de aandacht over die hoofdfuncties in tijd en/of menskracht;
  • de producten van het secretariaat;
  • de klanten;
  • organisatorische plaats binnen Acade; interne organisatie van het secretariaat zelf;
  • communicatie tussen secretariaat en organisatie; communicatie binnen het secretariaat;
  • coördinatie en afstemming tussen organisatie en secretariaat; binnen het secretariaat;
  • planning, werkverdeling, taakverdeling;
  • menskracht: kwantiteit en kwaliteiten, kwaliteitsbewaking;
  • ruimtelijke en andere voorzieningen, apparaten, machines en hulpmiddelen.
Werkwijze
  • Bestudering van interne documenten;
  • interviews met directie en opleidingscoördinatoren;
  • werkbijeenkomsten met het secretariaat aan de hand van de genoemde onderwerpen;
  • neerslag van de oriëntatie in een schriftelijk stuk, met daarin:
  1. wat is/gaat goed; wat moet blijven zoals het is;
  2. wat zijn belangrijkste knelpunten, welke veranderingen zijn het meest gewenst;
  3. hoe hangen die knelpunten/veranderingen samen;
  4. adviezen en voorstellen voor veranderingen;
  5. voorstel voor de verdere werkwijze.