Logo Brouwer Beslissingsgericht Onderzoek en Advies Opdrachtbeschrijving
homepage
contact
over deze site
grotere letterskleinere letters
 
zoek op deze site
drs. Klaas Brouwer
S.O.J. Palmelaan 197
9728 VJ Groningen
tel.: 050-5268385
webdesign:
Smeets & Graas


Taakinventarisatie, standarisering, taakverdeling en werkplanning secretariaat
Opdrachtgever:
ACADE, Academie voor de Gezondheidszorg, Groningen
Periode:
1999-2000
Publicaties:
Draaiboeken secretariële en administratieve processen per categorie van opleidingen
Rekenmodel taakverdeling en werkbelasting secretariaat
Planningsmodel administratief werk
Ter illustratie:
voorbeelden pdf (589 kB)
Achtergrond
Uit een analyse van secretariële en administratieve processen was duidelijk geworden, dat het administratieve werk van secretariaat en onderwijspersoneel noch goed in dé tijd kon worden gepland (wanneer), noch in tijd geraamd (hoeveel). Het was onvoldoende zichtbaar welke deeltaken hoorden bij de, aan secretaresses toegewezen, opleidingsactiviteiten. Ook kon het overige werk (centraal-organisatorische taken en projecten) moeilijk worden gekwantificeerd. De verdeling van taken kende daarmee een te onzekere basis. Tevens was geconstateerd dat een deel der werkzaamheden diende te worden gestandariseerd en dat er helderheid moest komen over tijdstippen waarop derden materialen moesten aanleveren.
Werkwijze
Secretariële medewerkers hebben, aan de hand van vragen en schema's, de werkzaamheden voortvloeiend uit opleidingen geïnventariseerd en een inschatting gemaakt hoeveel tijd deze kosten. Ook zijn de werkzaamheden in een tijdsvolgorde gezet en werden termijnen bepaald waarop tussenproducten door derden moesten worden aangeleverd. Deze informatie is in spreadsheetmodellen gezet (aangemerkt als "Draaiboeken Opleidingsgebonden Secretarieel Werk").
Ook de overige secretariële taken zijn geïnventariseerd. Het geheel is vertaald in een taakverdelingsmodel, waarin per functionaris opleidingen en overige taken werden opgenomen. Dit taakverdelingsmodel is toegepast op het lopende cursusjaar en op het jaar daaropvolgend. Aldus leerden de medewerkers zowel de draaiboeken te hanteren als de onderlinge taakverdeling een kwantitatieve basis te geven. De spreiding van werkzaamheden over het jaar, de planning in de tijd, kon daarmee ook gestalte krijgen.
Resultaten
  • Draaiboeken per categorie van opleidingen, waarbij de werkzaamheden ook in tijd werden gemeten. Deze draaiboeken laten de 'routing' van een opleiding zien voorzover het secretarieel en administratief werk betreft en het geeft de termijnen waarbinnen derden deelproducten moeten aanleveren;
  • Een rekenkundig taakverdelingsmodel waarmee inzichtelijk wordt welke functionaris secretarieel en administratief werk doet ten behoeve van welke opleidingen en welke overige taakgebieden aan hem of haar zijn toebedeeld, plus de consequenties daarvan in uren;
  • een planningsmodel om het administratief werk van het secretariaat in DE tijd uit te zetten, gespreid over het cursusjaar.